Wie lässt sich der Erfolg eines neuen Software-Projekts messen?

Die Messung des Erfolgs eines Softwareprojekts ist von entscheidender Bedeutung für das Verständnis seiner Performance, für die Ermittlung von Optimierungsmöglichkeiten und für die Beurteilung, ob sich die Technologieinvestition gelohnt hat.

Nur durch die regelmässige Evaluierung eines Projekts bekommen Sie die nötigen Informationen, um festzustellen, ob das Projekt seine Ziele erreichen kann und tatsächlich einen geschäftlichen Vorteil bringt.

Projekterfolg Definition

Ganz allgemein wird der Erfolg eines Projekts als die Fähigkeit definiert, die gesetzten Ziele innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens mit einem bestimmten Budget und festgelegten Ressourcen zu erreichen.

Der Projekterfolg kann jedoch auf unterschiedliche Weise gemessen werden, da er von den Beweggründen für die Implementierung der speziellen Software abhängt.

Um festzustellen, ob eine Softwareeinführung erfolgreich war oder nicht, müssen die verfügbaren Informationen gesammelt und analysiert werden. Die Analyse und Kontrolle der Projektdaten sind von grosser Bedeutung. Ausgewählte Leistungsindikatoren (= KPIs – Key Performance Indicators) müssen signifikante Fragestellungen beantworten und das eigentliche Ziel der Softwareimplementierung verdeutlichen. Andernfalls ist es nicht möglich zu erkennen, was funktioniert hat und was nicht.

Aus diesem Grund ist der Erfolg einer ERP-Implementierung von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und hängt von der Abstimmung der ausgewählten Messgrössen mit den Projektzielen ab.

Die Bedeutung von KPIs bei der Bewertung des Projekterfolgs

Leistungsindikatoren (= KPIs) sind Messwerte, mit denen die Leistung eines Projekts beurteilt und sein Erfolg bewertet werden kann. Sie sollten spezifisch und quantifizierbar sein, um den Fortschritt des Projektes verfolgen zu können und sicherzustellen, dass das Projekt auf dem richtigen Weg ist, die angestrebten Ziele zu erreichen.

KPIs bieten eine klare und präzise Möglichkeit, den Fortschritt zu verfolgen und die Leistung zu beurteilen. Dafür müssen die KPIs regelmässig überwacht, analysiert und bewertet werden.

Die ausgewählten KPIs können den Projekterfolg in verschiedenen Bereichen messen, z.B. durch das Erreichen der Projektziele, die Erfüllung der Anforderungen und die Schaffung von Mehrwert für das Unternehmen und die Kunden. Die Definition von Wert oder Qualität kann dabei variieren. Diese Messgrössen sind ein Mittel zur Prüfung von Hypothesen, die auch ein Feedback für Verbesserungen unterstützen.

Dabei ist zu beachten, dass KPIs speziell auf jedes Unternehmen zugeschnitten werden müssen, da jedes Unternehmen einzigartig ist und seine Ziele, Arbeitsprozesse und Anforderungen sich von den anderen unterscheiden.

Hier sind einige Beispiele für allgemeine und nützliche Metriken zur Analyse und Überwachung von Projektdaten:

• Das Projektbudget (messbar in Franken) ermöglicht es dem Team, sich innerhalb des für das Unternehmen machbaren wirtschaftlichen Rahmens zu bewegen.
• Der Zeitplan (messbar in Tagen, Wochen usw.) stellt sicher, dass Fristen und Liefertermine eingehalten werden.
• Die Benutzerzufriedenheit (in %) hilft zu verstehen, ob das Projekt die Bedürfnisse der Endverbraucher erfüllt.
• Die Benutzerakzeptanz (in %) misst die Nutzung der fraglichen Lösung durch die Anwender.
• Auswirkungen auf das Geschäft (messbar in Franken) bezieht sich auf die Ressourceneinsparungen, die eine Technologie oder technische Lösung für ein Unternehmen oder eine Branche mit sich bringt.
• Die technische Qualität misst die Leistung des Projekts und stellt sicher, dass es die erwartete Effizienz erbringt. Die technische Qualität eines ERP-Systems kann beispielsweise anhand von Kennzahlen wie der Verringerung manueller Aufgaben, der Verbesserung der Genauigkeit von Bestandsinformationen oder der Senkung der Verwaltungskosten gemessen werden.

Wir helfen Ihnen, wenn Sie Unterstützung bei der technischen Qualität Ihres ERP benötigen.

Im Folgenden werden wir auf die letzten vier genannten Punkte im Detail eingehen:

Akzeptanz durch die Nutzer

Die Benutzerakzeptanz ist eine der wichtigsten Kennzahl zur Messung des Erfolgs eines jeden Projekts oder einer Technologiemassnahme. Sie zeigt klar an, wie stark die Softwarelösung von der Zielgruppe genutzt wird.

Stellen Sie sich vor, Sie führen ein ERP-System mit Data Unit ein. Noch bevor Sie wissen, ob die Technologie hält, was sie verspricht, müssen Ihre Mitarbeiter das neue System erst einmal kennenlernen, verstehen und dann richtig anwenden.

Um die Akzeptanz des neuen Systems durch die Mitarbeiter zu verfolgen, können Sie mit grundlegenden KPIs beginnen, z.B. der Häufigkeit der Anmeldung und der Nutzung der verschiedenen Module und Funktionen.

Box: Die Login-Häufigkeit misst, wie oft Ihr Team die Softwarelösung nutzt. Die Nutzung der verschiedenen Module und Funktionen zeigt hingegen, welche Funktionen am häufigsten genutzt werden. Auf diese Weise können Sie feststellen, welche Aspekte von ERP in einem bestimmten Fall den grössten Nutzen bringt.

Durch die Verfolgung von Messdaten in Bezug auf die Nutzung durch die Endverbraucher werden wertvolle Informationen darüber gewonnen, wie die betreffende Softwarelösung angenommen wird. Dies ermöglicht fundierte Entscheidungen darüber, wie die Benutzerfreundlichkeit verbessert und die Akzeptanz erhöht werden kann.

Wenn das Team bestimmte wichtige Funktionen nicht nutzt, benötigt es möglicherweise zusätzliche Schulungen oder Unterstützung, um die Anwendung optimal verwenden zu können.

Feedback aus dem Team oder von den Anwendern

Das Team-Feedback oder die Kommentare der Endanwender sind ein entscheidender Massstab für den Erfolg eines jeden Softwareprojekts, da sie echte Informationen über die Erfahrungen der Anwender mit dem Tool liefern.  

Um beim Beispiel einer ERP-Implementierung in einem Unternehmen zu bleiben, können Rückmeldungen durch Umfragen, Schwerpunkt-Gruppen, spezifische Kommunikationskanäle, Feedback-Sitzungen usw. gesammelt werden.

Es ist wichtig, diese Informationen regelmässig zu analysieren, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln und Entscheidungen auf der Grundlage der Nutzerpräferenzen zu treffen.

Auswirkungen auf die Geschäftstätigkeit

Eine weitere wichtige Messgrösse ist die Auswirkung des jeweiligen Projekts auf das Endergebnis des Unternehmens. Vor allem deshalb, weil dadurch etwaige Zweifel an der Notwendigkeit von Technologieinvestitionen ausgeräumt werden können.

Die Messung der geschäftlichen Auswirkungen der Technologie beinhaltet die Quantifizierung der finanziellen Vorteile wie z.B. Umsatzsteigerung, Kosteneinsparungen und Kapitalrendite (“Return on Investment”, ROI).

Darüber hinaus wird durch die regelmässige Überwachung dieser Parameter sichergestellt, dass Technologieinvestitionen dem Unternehmen und seinen Kunden maximalen Nutzen bringen. Auch können durch die Messungen Engpässe festgestellt und entsprechenden Massnahmen rechtzeitig ergriffen werden.

Technische Qualität

Der technische Erfolg ist ein wichtiger Aspekt bei der Bewertung eines Projektes, da er feststellt, ob die Softwarelösung die vom Unternehmen geforderte Funktionalität, Leistung und Rentabilität erfüllt.

Durch die Verfolgung von Messwerten wie Benutzerfreundlichkeit, Code-Qualität, Systemleistung und Wirtschaftlichkeit erhalten Unternehmen, die einen Vertrag für eine bestimmte Softwarelösung abschliessen, einen grundlegenden Einblick in den Erfolg ihrer Technologieinvestition.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Messung des Erfolgs eines Softwareprojekts von wesentlicher Bedeutung ist, um sicherzustellen, dass die Unternehmensziele erreicht werden und eine angemessene Kapitalrendite erzielt wird.

Wie wir gesehen haben, gibt es bei der Bewertung des Projekterfolgs je nach Unternehmen und seinen Zielen verschiedene Faktoren zu berücksichtigen. Es ist jedoch klar, dass die Messung des Projekterfolgs einen ganzheitlichen Ansatz und eine ständige Bewertung erfordert, um den langfristigen Erfolg der Implementierung zu gewährleisten.