The legal View – Wichtigste Punkte bei der Implementierung eines Cloud-ERP

Die Implementierung eines Cloud-basierten ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) ist eine der strategisch bedeutsamsten Entscheidungen, die ein Unternehmen treffen kann. Gerade in der Schweiz, wo Datensicherheit und gesetzliche Anforderungen von besonderer Bedeutung sind, stehen Unternehmen vor spezifischen Herausforderungen. Damit das Projekt erfolgreich wird, sollten vor allem drei zentrale juristische Fragen geklärt werden.

1. Wie werden die gesetzlichen Anforderungen erfüllt?

Ein entscheidender Aspekt bei der Einführung eines Cloud-ERP in der Schweiz ist die Sicherstellung der Compliance mit rechtlichen Vorgaben. Insbesondere der Datenschutz spielt hier eine zentrale Rolle. Mit dem revidierten Datenschutzgesetz (revDSG), das 2023 in Kraft getreten ist, müssen Unternehmen strenge Anforderungen erfüllen, um personenbezogene Daten zu schützen.

• Datenlokalisierung: Wo werden die Daten gespeichert? Schweizer Unternehmen bevorzugen oft Cloud-Anbieter mit Rechenzentren in der Schweiz oder zumindest innerhalb der EU, um rechtliche und regulatorische Risiken zu minimieren.
• Vertragliche Absicherung: Es ist essenziell, klare Vereinbarungen mit dem Anbieter zu treffen, z. B. durch Data Processing Agreements (DPAs), die die Einhaltung des DSG garantieren.
• Audits und Zertifikate: Ein Cloud-ERP-Anbieter sollte Standards wie ISO 27001, SOC 2 oder ähnliche Sicherheitszertifikate erfüllen. Diese geben Vertrauen, dass die Daten sicher verwaltet und verarbeitet werden.

Werden diese Punkte ignoriert, können teure Bussgelder bis CHF 250’000 und ein Vertrauensverlust bei Kunden die Folge sein.

2. Welche Haftungsfragen müssen geklärt werden?

Die Verantwortung für die Datensicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften liegt oft nicht nur beim Cloud-Anbieter, sondern auch beim Unternehmen selbst. Daher ist eine klare Regelung der Haftung unerlässlich.

• Vertragsgestaltung: Welche Haftung übernimmt der Anbieter im Falle eines Datenschutzvorfalls oder einer Datenpanne? Hier sollten klare Klauseln definiert werden.
• Vertragspartner: Unternehmen sollten prüfen, ob der Anbieter auch im Ausland verklagt werden kann oder ob eine gerichtliche Zuständigkeit in der Schweiz besteht.
• Rückgriffsmöglichkeiten: Falls ein Fehler beim Anbieter auftritt, müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie Schadensersatzansprüche geltend machen können.

3. Wie wird der Zugang zu Daten langfristig gesichert?

Ein weiterer juristischer Aspekt betrifft die Sicherstellung der Verfügbarkeit und Kontrolle über die eigenen Daten. Gerade bei einem Anbieterwechsel oder einer Einstellung der Dienste durch den Cloud-Anbieter können Unternehmen sonst in Schwierigkeiten geraten.

• Datenrückgabe: Der Vertrag sollte regeln, dass Unternehmen jederzeit Zugriff auf ihre Daten haben und diese in einem nutzbaren Format zurückerhalten können.
• Kündigungsfristen: Es ist wichtig, dass Fristen für eine geordnete Datenübergabe festgelegt sind.
• Exit-Strategien: Unternehmen sollten von Anfang an einen Plan haben, wie sie mit ihren Daten bei einem Anbieterwechsel oder einer Beendigung des Vertrags umgehen.

Fazit

Die Implementierung eines Cloud-ERP-Systems in der Schweiz bringt zahlreiche juristische Herausforderungen mit sich. Unternehmen sollten besonderen Wert auf die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, klare Haftungsregelungen und langfristige Datenverfügbarkeit legen. Indem diese Punkte von Anfang an geklärt werden, sichern Unternehmen nicht nur die rechtliche Compliance, sondern auch die nachhaltige Nutzung des Systems.