Papierlose Software, fünf Vorteile eines ERP.

Papierlose Software löst eines der größten Probleme des Datenzeitalters: Meterweise Akten, verstaubte Ordner und viel Druckerschwärze.

Das papierlose Zeitalter ist da, und es verspricht, dem Papier im Unternehmen aufgrund seiner vielen Vorteile ein Ende zu setzen. In einem papierlosen Büro werden Papierdokumente vollständig durch IT-gestützte Prozesse ersetzt. Das heißt, alle Dokumente eines Unternehmens werden in elektronischer Form bearbeitet, gespeichert und übermittelt.

Wir erklären, wie sich das papierlose Büro für Ihr Unternehmen lohnt und warum erst ein ERP-System das volle Potenzial Ihrer papierlosen Software ausschöpft.

Software papierlos, die fünf Vorteile, die Sie kennen sollten

Ein papierloses Büro klingt effizient und schlank, aber es gibt viel mehr Vorteile als das Offensichtliche. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, was Sie alles von einem ERP-System mit papierloser Software in Ihrem Unternehmen profitieren können.

Schnellerer Zugriff auf historische Dokumente

Gerade in größeren Unternehmen, in denen in der Regel sehr viele Daten produziert und verwaltet werden, ist die Gefahr groß, dass sich irgendwann Berge von Akten ansammeln. 

Oft werden die Akten in separaten Archiven aufbewahrt, was den Zugriff für die Mitarbeiter extrem erschwert. 

Dank zentraler und digitaler Datenspeicherung können die Dokumente eines Unternehmens allen Mitarbeitern vollständig zur Verfügung stehen. Und das in Echtzeit, ohne langwieriges Suchen in einer Akte.

Informationen in allen Abteilungen suchen und finden

Mit der Digitalisierung von Dokumenten legen Sie den Grundstein für eine effiziente Suche nach bestimmten Informationen in unterschiedlichen Datenbeständen.

Liegen die Dateien in digitalem Format vor, lassen sie sich mit einer Suchfunktion leicht durchsuchen und die gesuchten Informationen schnell finden.

Außerdem können digitalisierte Dokumente zentral in einer Datenbank gespeichert werden. So vermeiden Sie die Bildung von Datensilos, die zu Unstimmigkeiten zwischen Abteilungen und rechtlichen Problemen führen können.

Ein Beispiel: Ein Auftrag wird nicht bearbeitet, weil die Logistik den Auftrag noch nicht erhalten und die Ware nicht nachbestellt hat. Die notwendigen Dokumente müssen erst von einer Abteilung zur anderen im Unternehmen wandern, und das kostet Zeit.

Dank einer papierlosen Softwarelösung wird diese Kommunikation zwischen den Abteilungen zu einem automatischen und fließenden Prozess, der mögliche Probleme reduziert und die Kommunikation verbessert. 

Prozesse automatisieren

Im papierlosen Büro werden Dokumente zu Daten. Das schafft die Voraussetzung für die Automatisierung von Prozessen.

In der Buchhaltung sind viele Dokumente notwendig, die zwischen Ihnen, Ihren Kunden, Ihren Lieferanten und anderen Akteuren entstehen. Liegen die Dokumente in digitaler Form vor, können sie automatisch in einem ERP-System wie SAP Business One verarbeitet werden.

Das spart Zeit bei der Arbeit, Nacharbeit durch Eingabefehler und nicht zuletzt viel bedrucktes Papier.

Mobiler Zugriff auf Dokumente und Daten

Reisende Mitarbeiter haben im Büro keinen Zugriff auf Dokumente. Im papierlosen Büro ist das anders.

Über eine Weboberfläche loggen sich die Mitarbeiter jederzeit und von überall mit einem beliebigen internetfähigen Gerät ein und fordern die benötigten Daten an.

Dank des ortsunabhängigen Zugriffs auf Daten gibt es keinen Konflikt mehr zwischen Mobilität und Produktivität. Alle Mitarbeiter haben die gleichen Arbeitsmöglichkeiten, unabhängig davon, ob sie im Büro, von zu Hause aus oder von unterwegs arbeiten.

Virtuelle Zusammenarbeit effizienter gestalten

Zunehmend befinden sich die Teams nicht mehr am selben Ort. Sie arbeiten auch virtuell über das Internet zusammen.

Werden für diese Zusammenarbeit jedoch Dokumente benötigt, müssen diese erst mühsam eingereicht werden. Im papierlosen Büro ist diese Logistik nicht mehr nötig.

Alle Teammitglieder greifen von jedem Ort aus auf die Dokumente zu. Das Gleiche gilt für die Zusammenarbeit mit Partnern.

Ein Unternehmen kann Externen den Zugriff auf relevante Dokumente ermöglichen, was zu einer wesentlich produktiveren Zusammenarbeit führt.

Papierloses Büro: Wie ERP-Systeme helfen können

Papierlos zu werden ist leichter gesagt als getan. Vor allem in größeren Unternehmen erweist sich die Umstellung von Papierdaten auf elektronische Daten oft als eine nicht zu unterschätzende Mammutaufgabe.

Unternehmen, die auf ERP-Systeme wie SAP Business One und SAP Business ByDesign setzen, fällt die Umstellung leichter. Sie helfen Ihnen, Prozesse im Unternehmen zu automatisieren und dabei alle Bereiche des Unternehmens zu integrieren.

Damit bildet ein ERP-System die Basis für ein effektives papierloses Büro. Die Vernetzung aller Bereiche verhindert Datensilos und schafft die Basis für einen effizienten Daten- und Dokumentenaustausch.

Ohne ein ERP-System kann man zwar an vielen Stellen mit digitalen Dokumenten arbeiten, aber weder die Erstellung noch die Weitergabe profitiert davon. Die Daten müssten weiterhin manuell abgerufen und versendet werden.

SAP Business One und SAP Business ByDesign sind ebenfalls modular aufgebaut. Daher gibt es für beide ERP-Systeme praktikable Lösungen, um ein weitgehend papierloses Büro einzurichten.

Vom Dokumentenmanagementsystem über die elektronische Signatur bis hin zur automatisierten Verarbeitung von Belegen, zum Beispiel in der Buchhaltung, hilft Ihnen eine papierlose Software beim Einstieg in das papierlose Zeitalter mit all seinen Vorteilen. Wenn Sie möchten, dass wir Ihnen zeigen, wie wir Ihnen helfen können, machen Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch mit uns.