Das ERP-System einfach erklärt

Für ein Unternehmen ist es immer eine Herausforderung, verschiedene Abteilungen und vielfältige Aufgaben zu koordinieren. Mit dem richtigen Unternehmensmanagement-System (ERP-System) lässt sich diese Aufgabe deutlich vereinfachen.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen auf einfache Art und Weise, was ein ERP-System ist und für Sie leisten kann. Wir zeigen anhand konkreter Beispiele, welche Aufgaben Sie an diese Software übergeben können.

Was ist ein ERP-System kurz und einfach erklärt?

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist eine Software, die die alltäglichen Abläufe eines Unternehmens verwaltet. Dabei handelt es sich um ein zentrales Werkzeug, das alle Bereiche eines Unternehmens einbezieht, von der Buchhaltung über die Lagerverwaltung und bis hin zum Management von Kundenbeziehungen (CRM), Lieferketten und Produktion.

Das Ziel eines ERP-Systems ist es, einen umfassenden Überblick über alle Bereiche eines Unternehmens zu geben und dadurch die Entscheidungsfindung zu vereinfachen.

In den 1990er Jahren wurden ERP-Systeme entwickelt, um Unternehmen bei der Integration und Automatisierung wichtiger Geschäftsbereiche in einem einzigen Softwarepaket zu unterstützen. Bis dahin gab es kein Werkzeug, das in der Lage war, die Bereiche Finanzen, Produktion, Vertrieb usw. zu integrieren.

Im Laufe der Zeit haben sich die ERP-Systeme weiterentwickelt, und neue Funktionen wie künstliche Intelligenz und Analytik wurden integriert, die ihre Effizienz steigern und die unternehmerische Entscheidungsfindung unterstützen.

Beispiel für die Funktionsweise eines ERP

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten in einem Unternehmen für personalisierte Hausschuhe und erhalten einen Kundenauftrag mit kurzer Lieferfrist.

Dank Ihres ERP-Systems erhalten Sie sämtliche Auftragsinformationen automatisch. Diese Daten werden anschliessend mit den betroffenen Abteilungen (in diesem Fall Produktion, Lager und Logistik) geteilt.

Das ERP-System vereinfacht die gesamte Planung der Auftragsproduktion, die Koordinierung der Materialien usw. Darüber hinaus können Sie die Produktion in Echtzeit mitverfolgen.

Sobald die Herstellung des gewünschten Schuhmodells abgeschlossen ist, können Sie mit dem ERP-System die Lieferung überprüfen und eine Rechnung für den Kunden erstellen.
Ausserdem werden sämtliche finanziellen Informationen im Zusammenhang mit dem Auftrag automatisch erfasst.

Wozu dient die ERP-Software?

Ein ERP-Software unterstützt Unternehmen bei der Organisation ihres Tagesgeschäfts, von der Buchhaltung bis zum Personalwesen.

Anstatt für jeden Unternehmensbereich eine eigene Software zu verwenden, fassen ERPs all diese Systeme an einem Ort zusammen und optimieren auf diese Weise die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen.

Möglicherweise möchten Sie mehr darüber erfahren und fragen sich, ob ein ERP-System für Ihre Firma wirklich nützlich ist.

Im Allgemeinen bietet ERP eine breite Produktpalette an Leistungen an, darunter Steigerung der Effizienz, Transparenz und Kontrolle der Geschäftsprozesse. ERP kann für Folgendes genutzt werden:

1. Optimierung und Automatisierung von Prozessen, wie z.B. Rechnungen, Anlegen neuer Kontakte, Auswertung von Analysen usw.
2. Erleichterung des Informationszugangs, da alle Informationen für die verschiedenen Abteilungen auf derselben Plattform zugänglich sind.
3. Schnelle Entscheidungsfindung: Der Zugang zu akkuraten Informationen über Ihr Unternehmen erlaubt Ihnen, Entscheidungen auf der Grundlage realer Daten zu treffen.
4. Erhöhung der Sicherheit: Im Falle eines Fehlers ermöglicht das ERP-System dank der Nachverfolgbarkeit, diesen schnell und einfach zu ermitteln und zu korrigieren. Darüber hinaus erstellt das ERP-Programm automatisch Sicherungskopien.
5. Verbesserung des Kundendienstes dank der Datenzentralisierung.

In diesem Blog erfahren Sie mehr über die Vorteile der Einführung eines ERP-Systems in Ihrem Unternehmen.

Was sind die gängigsten Module von ERP-Systemen?

Um auf die einfache Definition von ERP zurückzukommen: es handelt sich um ein Werkzeug, das aus konkreten Softwarelösungen für jeden Geschäftsbereich des Unternehmens zusammengesetzt ist. Jede dieser individuellen Lösungen wird als Modul bezeichnet.

ERP-Module sind die einzelnen Bereiche des Unternehmens, die zu einem vollständigen Geschäftsmanagementsystem integriert werden.

Jedes Modul konzentriert sich auf einen bestimmten Bereich des Unternehmens, z.B. Finanzen, Personalwesen, Produktion, Einkauf oder Verkauf. Die Anzahl und Art der Module, die ein ERP-System umfasst, hängt von den jeweiligen Funktionen des Systems und den Anforderungen des Unternehmens ab. Zu den gängigsten Modulen gehören:

• Finanzen: Kontrolle der Einnahmen und Ausgaben, in der Regel von der Buchhaltung bis zur Steuerverwaltung.
• Personalwesen: Verwaltung aller Mitarbeiterdaten (Gehälter, Urlaub usw.).
• Produktion: Abwicklung der Produktionsplanung, einschließlich Lagerbestand und Terminplanung der Arbeitsabläufe.
• Einkauf: Verwaltung der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, von der Verwaltung der Zulieferer bis zu Bestellungen.
• Bestellungen und Lieferungen: Anfragen für neue Bestellungen kontrollieren und Produkte und Dienstleistungen umfassend verfolgen.
• Vertrieb und Kundenservice: Verwaltung des gesamten Vertriebsprozesses, von der Kundenverwaltung bis zur Rechnungserstellung und Nachverfolgung von Rücksendungen.
• Marketing: Verwaltung aller Marketingkampagnen, von der Marktforschung bis zur Produkteinführung und Verwaltung von sozialen und Web-Plattformen.

Die Module sind integriert, um eine vollständige Übersicht über alle Geschäftsinformationen zu erhalten. Auf diese Weise werden Entscheidungen mit Blick auf alle Bereiche und Besonderheiten getroffen.

Bei der Auswahl eines ERP-Systems ist es wichtig, die richtigen Module auszuwählen, um den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.

Können wir Ihnen bei der Auswahl der richtigen Lösung für Ihr Unternehmen helfen?

Welche konkreten Aufgaben erfüllt ein ERP-System?

Wie wir in diesem Artikel bereits hervorgehoben haben, tragen ERP-Systeme dazu bei, Informationen zu zentralisieren und zu automatisieren. Auf diese Weise bieten sie einen klaren Überblick über alle Aspekte, die in einem bestimmten Bereich eine Rolle spielen.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für spezifische Aufgaben, die Sie in Ihrem ERP-System je nach Abteilung automatisieren bzw. delegieren können:

Finanzen

• Buchhaltung: Erfassung von Finanztransaktionen, Konsolidierung von Finanzberichten, Budgetberichterstattung und Kostenanalyse.
• Zahlungsverwaltung: Automatisierung von Zahlungen an Lieferanten, Verwaltung von Aussenständen und Mitarbeiterbezügen.
• Rechnungsstellung: Automatisierung der Rechnungserstellung, Verfolgung ausstehender Zahlungen und Erstellung von Rechnungsberichten.

Personalwesen

• Gehaltsabrechnung: Berechnung von Gehältern und Abzügen, Ausstellung von Lohnnachweisen und Vergütungsberichten.
• Zeit- und Anwesenheitsmanagement: Erfassung von Arbeitsstunden und Fehlzeiten, Verwaltung von Zeitplänen und Urlaubstagen.
• Vergütungsmanagement: Berechnung von Prämien, Boni und Vergütungen, Verwaltung von Vergütungskonzepten.
• Überprüfung von Karriereplänen: Verwaltung von Karriereplanungen und Leistungsbewertungen.

Produktion

• Produktionsplanung: Ermittlung der benötigten Rohstoffe, Terminplanung für die Produktion und Fristenüberwachung.
• Überwachung der Lieferkette: Erfassung von Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten, Monitoring der Rohstofflieferungen und Bedarfsmanagement.

Beschaffung

Bestandsmanagement: Erfassung der Bestände, Bestandsbericht und Verwaltung der Bestellungen.
Qualität: Qualitäts- und Preisüberwachung von Produkten und Dienstleistungen.

Bestellungen und Lieferungen

• Registrierung von neuen Aufträgen.
• Verfolgung von Lieferungen.
• Erstellung von Lieferberichten.
• Verwaltung von Rücksendungen.

Vertrieb und Kundendienst

• Kundenverwaltung: Kundenbetreuung, Auftragsnachverfolgung und Erstellung von Kundenberichten.
• Management von Geschäftsmöglichkeiten: Erfassung und Nachbereitung des kompletten Geschäftsverlaufs mit einem Kunden.

Es ist zu beachten, dass jedes ERP-System individuell ist und die Funktionalität von Anbieter zu Anbieter variiert. Daher ist es wichtig, den Bedarf Ihres Unternehmens sorgfältig zu ermitteln und ein System zu wählen, das den jeweiligen Anforderungen entspricht.

Einfach gesagt: Ein ERP-System ist ein wertvolles Instrument für jedes Unternehmen, das seine Effizienz steigern und qualifizierte Entscheidungen treffen möchte. Dieser kurze und einfache Beitrag erklärt, was ein ERP-System ist, und hilft Ihnen dabei, Ihre Überlegungen zu konkretisieren. Bitte wenden Sie sich an uns, wenn Sie weitere Fragen haben. Reden wir?