SAP Business ByDesign: Funktionen, Implementierung und Kosten

SAP Business ByDesign ist eine integrierte, cloudbasierte ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning) für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Business-Software bietet ein umfassendes Paket von Werkzeugen und Funktionen, die Unternehmen bei der Verwaltung unterschiedlicher Aspekte ihrer Geschäftstätigkeit unterstützen.

Diese Geschäftsmanagement-Tools decken alle wicht­igen Bereiche ab, von Finanzen und Kundenbeziehungsmanagement (CRM) bis hin zur Personal- und Lagerverwaltung. Durch die Integra­tion aller Daten in ein zentrales System vereinfacht sich die Verwaltung, sie wird übersichtlicher, effizienter und weniger fehleranfällig.

Vorteile von SAP Business ByDesign für KMUs

SAP Business ByDesign eignet sich vor allem für Unternehm­en bis 500 Anwender, die eine cloudbasierte Lösung bevorzugen.

On-Demand-Lösungen, oft auch als Software-as-a-Service (SaaS) bezeichnet, haben verschiedene Vorteile, darunter:

• Geringe anfängliche Kosten: In der Regel erfordern On-Demand-Lösungen wie SAP Business ByDesign nur geringe oder keine Anfangsinvestitionen in Hard- oder Software. Dies reduziert die finanzielle Belastung für Unternehmen, insbesondere für kleine und mittlere Betriebe.
• Skalierbarkeit: SAP Business ByDesign ist leicht skalierbar. Unternehmen können jederzeit Benutzer hinzufügen oder entfernen und ihre Kapazitäten anpassen, um Wachstum oder saisonalen Schwankungen gerecht zu werden.
• Wartung und Aktualisierungen: Das Unternehmen selbst muss sich nicht um die Wartung, Aktualisierung und Sicherheit der Software kümmern, weil der SaaS-Anbieter dafür verantwortlich ist. Benutzer haben automatisch Zugang zu den neuesten Funktionen und Updates, ohne zusätzliche Kosten oder Aufwand.
• Datensicherheit: SaaS-Anbieter investieren oft erheblich in Sicherheitsmassnahmen und -infrastruktur, um die Daten ihrer Kunden zu schützen. Damit ist im Regelfall der Schutz sensibler Daten und die Einhaltung branchenspezifischer Vorschriften gewährleistet.
• Zugänglichkeit und Nutzungsvielfalt: Der Web-Client und die Speicherung der Daten in einer Cloud erlauben den Mitarbeitern eine grosse Mobilität, da sie über eine stabile Internetverbindung immer und überall Zugriff auf die Daten haben. Dies ermöglicht die Arbeit von verschiedenen Standorten aus und unterstützt Remote-Arbeit bzw. Home-Office. SaaS-Anwendungen sind meistens über verschiedene Geräte und Betriebssysteme hinweg verfügbar, was die Nutzungsvielfalt erhöht.
• Schnelle Implementierung: SaaS-Lösungen sind in der Regel rasch einsatzbereit, da weder aufwändige Installation noch langwierige Konfiguration erforderlich sind.
• Automatische Backups: Die meisten SaaS-Anbieter haben regelmässige Daten-Backups und Wiederherstellungsdienste in ihrem Angebot, um Datenverluste zu verhindern.
• Kosten-Prognose: Aufgrund der monatlichen oder jährlichen Abonnementgebühren haben Unternehmen eine klare Vorstellung von den Betriebskosten, was die Budgetierung erleichtert.
• Global arbeiten: Bei international agierenden Unternehmen zeichnet sich das ERP-System von SAP Business ByDesign durch seine globale Nutzbarkeit aus. Es unterstützt Mehrsprachigkeit und besitzt multiple Währungsfunktionen.

SAP Business ByDesign: Review und Outlook

Für einen schnellen Überblick über SAP Business ByDesign: Sehen Sie sich dieses 2-Minuten-Video (Englisch) mit Review und Ausblick an.

Welche Module bietet SAP Business ByDesign?

Dieses Business-Management-Tool in der ERP-Cloud garantiert Ihrem Unternehmen vor allem Effizienz und Produktivität. Grosse Benutzerfreundlichkeit, Datensicherheit und die Garantie, dass Sie die Unterstützung der Experten von DATA UNIT haben, macht SAP Business ByDesign zu einem idealen Werkzeug für KMUs.

Finanz- und Rechnungswesen

Zusätzlich zum externen und internen Rechnungswesen in Echtzeit sorgen auch das Cash-Flow-Management und die Automatisierung von Finanzprozessen dafür, dass Sie jederzeit einen Einblick in die aktuelle Situation der Unternehmensfinanzen bekommen können. Das unterstützt die Kostenkontrolle. Auch die Compliance ist sichergestellt. Die Software kann einfach an die Gesetzesnormen und Vorschriften, die in der Schweiz oder lokal gelten, angepasst werden.

Kundenbeziehungsmanagement

Mit dem CRM-Tool (Customer Relationship Management) können Sie alle Kundeninteraktionen übersichtlich verwalten, Vertriebs- und Serviceprozesse verfolgen und Marketing-Kampagnen organisieren. Es hilft dabei, Kundenbeziehungen von Anfang an effektiv aufzubauen und zu verwalten, was für das Wachstum des Unternehmens von Vorteil ist.

Personal- und Ressourcenmanagement

Die Personalverwaltung wird vereinfacht und standardisiert. SAP Business ByDesign unterstützt sowohl Rekrutierung, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, wie auch Zeiterfassung, Selfservice-Funktionen und Gehaltsabrechnungen.

Supply Chain Management

Die Verwaltung der Lieferkette wird durch SAP Business ByDesign lückenlos und übersichtlicher. Sie reicht von Einkauf und Bestandsverwaltung über Auftragsabwicklung bis zur Verwaltung von Lieferantenbeziehungen. Auch Produktentwicklung, Voraussagen, Fertigung, Lagerwirtschaft und Logistik können mit diesem Tool bearbeitet werden.

Built-in Analytics

SAP Business ByDesign bietet umfangreiche Analysewerkzeuge, wie z.B. KPI (Key Performance Indicators)- und Berichtsüberwachung, mehrdimensionale Berichts- und Analysefunktionen, Dashboards, Excel-basiertes Reporting und offene APIs (Application Programming Interfaces oder Programmierschnittstellen).

Projektmanagement

Mit dem ERP-System von SAP Business ByDesign lässt sich auch das Management von Projekten besser und einfacher planen, durchführ­en und überwachen, weil es die Zusammenarbeit über alle Funktionsbereiche hinweg gewährleistet. Dies ist besonders nützlich für dienstleistungsorientierte Branchen und Unternehmen mit komplexen Projektanforderungen.

Einhaltung der Steuervorschriften

SAP Business ByDesign bietet eine Vielzahl von Funktionen und Tools, die Ihr Unternehmen dabei unterstützen, die Steuervorschriften in verschiedenen Ländern und Regionen einzuhalten. Das umfasst die Definition von Steuersätzen, Steuerarten und Steuerregeln, die auf Geschäftstransaktionen angewendet werden.

SAP Business ByDesign implementieren: Schritt-für-Schritt Anleitung

Die Implementierung von SAP Business ByDesign erfordert in der Regel die Unterstützung eines SAP-Experten oder eines Implementierun­gspartners. Die meisten Implementierungen sind komplex und müssen an spezifische Vorgaben des Unternehmens angepasst werden. Deswegen ist es empfehlenswert, profession­elle Unterstützung wie z. B. die Experten von Data Unit hinzuzuziehen.

Bei der Implementierung gehen Sie folgendermassen vor:

1) Vorbereitung und Planung

Identifizieren und analysieren Sie die Geschäftsanforderungen und Ziele der Implementierung. Stellen Sie ein Team zusammen, das für die Abwicklung der Implementier­ung von SAP Business ByDesign verantwortlich ist, und erstellen Sie einen Projektplan.

2) Evaluierung und Lizenzen

Klären Sie mit Ihrem SAP-Partner Lizenzkosten und -bedingungen des neuen ERP-Systems, das für Ihre Firma und die rechtlichen Bedingungen in der Schweiz am besten geeignet ist. Setzen Sie ein Budget für die Implementierung fest, das Software-Lizenzkosten, Hardwarekosten, Schulungskosten und andere Aufwendungen abdeckt.

3) Datenmigration

Alle wichtigen Daten, wie z.B. die von Kunden, Lieferanten, Produkten und Finanzen, werden in das neue ERP-System überführt. Dann erfolgt die Konfiguration und spezifische Anpassungen, um die rechtlichen Rahmenbedingungen in der Schweiz und alle Be­dürfnisse des Unternehmens zu erfüllen. Das kann die Einrichtung von Mehrwertsteuersätzen, sprachliche Anpass­ungen, Datenschutzbestimmungen oder lokale Vorgaben betreffen.

4) Schulung

Alle Mitarbeiter, die mit SAP Business ByDesign arbeiten sollen, müssen entsprechend geschult und auf die Umstellung vorbereitet werden. SAP bietet neben formalen Kursen auch zahlreiche Online-Ressourcen an. Intere­ssierte können mittels Videos, Dokumentationen und Benutzer-Foren ihr Wissen vertiefen und Antworten auf ihre Fragen bekommen.

5) Test-und Pilotphase

Durch umfassende Tests stellen Sie sicher, dass Ihr ERP-System wie gewünscht funk­tioniert. Alle festgestellten Fehler werden behoben und das System erneut getestet, bis alles einwandfrei läuft. In der Pilotphase wird SAP Business ByDesign in begrenztem Umfang eingesetzt, um seine Praxistauglichkeit zu erproben.

6) Daten-Umzug und Go-Live

Alle noch verbliebenen oder notwendigen Daten werden in SAP Business ByDesign integriert und der offizielle Betrieb ge­startet.

7) Laufender Support und Wartung

Die Erstellung eines Support-Plans ist notwendig, um den laufenden Betrieb und die Wartung von SAP Business ByDesign zu gewährleisten. Überwachen Sie die Leistung der ERP-Software und stellen Sie sicher, dass sie allen geschäftlichen Anforderungen und Zielsetzungen entspricht.

Was kostet SAP Business ByDesign?

SAP Business ByDesign wird in der Regel über monatliche oder jährliche Abonnementgebühren pro Benutzer berechnet. Der Preis variiert dabei je nach Anzahl der Anwender, den benötigten Modulen und Funktionen sowie den erforderlichen zusätzlichen Dienstleistungen und Anpassungen. Wir erstellen auf der Grundlage der Anforderungen individuelle Angebote für jedes Unternehmen.

Bei der Preiskalkulation gibt es vier Komponenten zu bedenken:

• Die Kosten für die Implementierung der Software variieren je nach der Komplexität des Projekts und den notwendigen Anpassungen.
• Bei der Cloud-Lösung fallen eventuell Hardwarekosten für Endgeräte und Netzwerkinfrastruktur an.
• Die Kosten für die Softwarelizenzen variieren je nach der Anzahl der Benutzer und den gewünschten Funktionen.
• Eventuell fallen Kosten für die Schulung von Benutzern und Administratoren an, damit sie das neue System effektiv und konstruktiv nutzen können.

Bei einem persönlichen Gespräch mit unseren Experten lässt sich nicht nur eine umfassende Bewertung Ihrer Unternehmenssituation ermitteln, sondern auch ein Überblick über die Gesamtkosten, die sich über die Laufzeit der Nutzung ergeben.

Vergewissern Sie sich, dass Sie ein klares Verständnis der Gesamtbetriebskosten haben, um fundierte Budgetentscheidungen zu treffen und unerwartete Ausgaben während der Implementierung und der laufenden Nutzung von SAP Business ByDesign zu vermeiden.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass SaaS-Lösungen nicht für jedes Unternehmen oder jede Anwendung geeignet sind. Bevor man sich für eine On-Demand-Lösung entscheidet, sollte man die spezifischen Anforderungen und Besonderheiten des eigenen Unternehmens berücksichtigen.

Roger Wipfli (Chief Sales Officer – DATA UNIT)

Die Entscheidung, ein ERP-System zu implementieren, beruht auf einer sorgfältigen Bewertung der spezifischen Bedürfnisse, des Budgets und der Wachstumspläne des Unternehmens. Beraten Sie sich deswegen mit den Experten der Data Unit, um das beste ERP-System für Ihr einzigartiges Unternehmen zu finden.

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