AIS oder ERP? Was benötigen Sie?

Effizient arbeitende Unternehmen delegieren routinemässige Aufgaben, die Zeit kosten, an automatisierte Tools. So können sich die Teams auf die Aufgaben konzentrieren, die dem Geschäft wirklichen Nutzen bringen.

Zwei der beliebtesten Werkzeuge zur Steigerung der Effizienz und Produktivität im Tagesgeschäft sind das Accounting Information System (AIS – Buchhaltungssoftware) und das Enterprise Resource Planning System (ERP – Unternehmensressourcenplanung). 

Beide Tools bieten gewichtige Vorteile, wobei jedes seine typischen Merkmale und Funktionsweisen aufweist.

Im Folgenden untersuchen wir die Unterschiede zwischen AIS und ERP und analysieren ihre Möglichkeiten. Somit können Sie entscheiden, welches der beiden Systeme am besten zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt.

Was ist der Unterschied zwischen ERP und AIS?

Sowohl ERP als auch AIS erleichtern das Management der Unternehmensfinanzen. Beide Werkzeuge erfüllen Funktionen vor allem in den Bereichen Buchhaltung und Finanzierung.

Dennoch unterscheiden sie sich in ihrer Herangehensweise, ihren Funktionen, ihrer Implementierung und der Instandhaltung erheblich:

	AIS	ERP
Herangehensweise	Ein AIS konzentriert sich auf das Management der buchhalterischen und finanziellen Aktivitäten eines Unternehmens. Dazu gehören: die Erfassung von Transaktionen, Erstellung von Finanzberichten, Budgetierung, Finanzplanung, Finanzanalysen, usw.	Ein ERP integriert und automatisiert alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens, einschliesslich Finanzwesen, Buchhaltung, Vertrieb, Einkauf, Lagerhaltung, Personalwesen und Produktion.
Funktionen	Ein AIS bietet spezifische Buchhaltungs- und Finanzfunktionen wie die Verfolgung von Zahlungseingängen und -ausgängen, Lagerverwaltung sowie die Generierung von Finanz- und Buchhaltungsberichten.	Ein ERP hingegen bietet grundlegende Buchhaltungs-  und Finanzfunktionen, die normalerweise mit weiteren Unternehmensbereichen verknüpft sind.
Implementierung	Die Implementierung eines AIS ist in der Regel schnell und einfach. Der Grad der Komplexität hängt von der historischen Finanz- und Buchhaltungsinformation ab.	Die Implementierung eines ERP kann sich komplexer gestalten, da es mehrere Geschäftsprozesse integriert. Daher sind die vorhandenen Informationen umfangreicher und die Notwendigkeit, Massnahmen anzupassen, ist entsprechend höher.
Instandhaltung	Die Wartung eines AIS ist in der Regel einfach, da es sich auf spezifische Bereiche konzentriert und von jemandem mit Kenntnissen in Buchhaltung und Finanzen verwaltet werden kann.	Die Wartung eines ERP kann sich aufgrund der Integration mehrerer Geschäftsbereiche auf einer einzigen Plattform aufwändiger gestalten.

Welche Option ist die beste für Ihr Unternehmen: ERP oder AIS?

Diese Frage ist ausgesprochen komplex und ihre Antwort ergibt sich aus dem verfügbaren Budget, der Grösse des Teams und der Ausrichtung des Unternehmens.

Im Allgemeinen hängt die Wahl zwischen einem Accounting Information System (AIS) und einem Enterprise Resource Planning (ERP) System von den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens ab.

Bevor man sich für ein AIS oder ein ERP entscheidest, ist es wichtig, sich über Folgendes Klarheit zu verschaffen:

• Die Ziele, die mit dem Tool erreicht werden sollen.
• Die Aufgaben, die man verwalten und automatisieren möchte.
• Die Herausforderungen, denen man aufgrund der Eigenheiten des Unternehmens gegenübersteht.

Tipp: Bei der Bewertung dieser Punkte sollten Sie auch die zukünftige Ausrichtung Ihres Unternehmens im Auge behalten. Auf diese Weise können Sie das System wählen, das sich an Veränderungen und Wachstum des Unternehmens am Besten anpassen kann.

Nachdem Sie die oben genannten Punkte geklärt haben, stellen Sie sich folgende Fragen:

• Grösse und Komplexität der Branche: Wie gross ist Ihr Unternehmen? Wie komplex sind seine internen Prozesse und Operationen?
  Grundsätzlich ist ein ERP besser für grosse und komplexe Unternehmen geeignet. Ein AIS kann für kleinere und weniger vielschichtige Unternehmen ausreichen, wenn es nur als Unterstützung in den Bereichen Buchhaltung und Finanzen benötigt wird.
• Schlüsselbereiche: Möchten Sie nur die Buchhaltung und Finanzen Ihres Unternehmens verwalten? Oder suchen Sie darüber hinaus nach Möglichkeiten der Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen?
  Wenn ja, ist ein ERP die bessere Wahl, da es auf die Integration und Automatisierung verschiedener Geschäftsbereiche spezialisiert ist.
• Integration mit anderen Systemen: Verwenden Sie in der Firma bereits andere Tools oder Software?
  Dann ist es wichtig zu bedenken, wie diese anderen Werkzeuge in das neue AIS- oder ERP-System integriert werden können.
• Kosten: Welches Budget steht zur Verfügung?
  Neben den Kosten für das System und dessen Wartung sollten Sie auch die Schulungskosten für Ihre Mitarbeiter berücksichtigen, damit alle das neue System bequem und effizient nutzen können.

Durch die Beantwortung dieser Fragen ergibt sich die Entscheidung für AIS oder ERP fast schon von selbst.

Aber denken Sie daran, dass es nicht immer eine eindeutige Antwort gibt. Die beste Wahl für Ihr Unternehmen richtet sich nach der detaillierten Bewertung der Umstände und den geschäftlichen Ziele. Sie hängt auch davon ab, wie gut das System mit der Grösse und Komplexität der Branche und der Integration mit anderen Geschäftsbereichen übereinstimmt, in welchen wichtigen Bereichen Sie das Tool benötigen und natürlich von den Kosten. Berücksichtigen Sie alle Variablen, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen, ob ein AIS- oder ein ERP-System die beste Option für Ihr Unternehmen ist.

Wann ist ein ERP die bessere Option?

Wie wir gesehen haben, besteht der wesentliche Unterschied zwischen einem ERP-System und einem AIS in seinem Umfang.

Ein ERP ist auf lange Sicht eine umfassendere Option als ein AIS, da es eine ganzheitliche Lösung für das Unternehmen bietet und sich nicht nur auf die Bereiche Buchhaltung und Finanzen bezieht. Es ermöglicht die Automatisierung kritischer Geschäftsprozesse wie Lagerverwaltung, Produktion, Einkaufsmanagement, Vertrieb und vieles mehr.

Darüber hinaus ermöglicht ein ERP den Echtzeitzugriff auf Unternehmensinformationen, was die Entscheidungsfindung auf allen Ebenen der Organisation unterstützt. Auf der anderen Seite konzentriert sich AIS vor allem auf die Finanzbuchhaltung und die Generierung von Finanzberichten. Es bietet keine umfassende Lösung für das Geschäftsmanagement an.

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