Wie man sich auf das Onboarding neuer Mitarbeiter vorbereitet

Sind Sie dabei, Ihr Team zu erweitern? Wie viel Zeit wenden Sie dabei für das Onboarding neuer Mitarbeiter auf?
Mit Onboarding wird der Einarbeitungsprozess bezeichnet, den ein Unternehmen seinen neuen Mitarbeitern zugesteht. Er reicht von dem Moment, in dem das Beschäftigungsangebot akzeptiert wird, bis hin zur vollständigen Integration in den Arbeitsplatz.

Onboarding ist ein grundlegender Prozess, der sicherstellt, dass sich das neue Teammitglied gut in das Unternehmen und in seinen Aufgabenbereich einfügt. Er umfasst unter anderem Fortbildung, das Erlernen neuer Werkzeuge, die Einführung in die Unternehmenskultur, Schulungen zu internen Prozessen und vieles mehr.

Ein ordnungsgemäßes Onboarding ermöglicht es, neue Mitarbeiter ohne große Probleme zu integrieren, sodass sie ihre Arbeit so schnell wie möglich mit voller Kapazität aufnehmen können.

Werfen wir jetzt einen Blick auf die wichtigsten Punkte.

Die vier grundlegenden Phasen des Onboardings neuer Mitarbeiter

Der erste Schritt zu einem erfolgreichen Integrationsprozess besteht darin, ihn gut zu strukturieren.

Bei DATA UNIT haben wir bereits einige Neueinstellungen hinter uns und folgen vier Phasen, um den Erfolg des Onboardings in unser Team sicherzustellen und dafür zu sorgen, dass sich ein jeder von Anfang an unterstützt und in seiner neuen Rolle sicher fühlt.

1. Erstkontakt

Eigentlich findet der erste Kontakt schon während des Vorstellungsgesprächs statt. Offiziell beginnt diese Phase aber erst, wenn der Bewerber das Stellenangebot angenommen hat, und sie erstreckt sich bis zu seinem Arbeitsbeginn.

Während dieser Zeit ist es wichtig, proaktiv und transparent zu kommunizieren, Informationen über den Arbeitsbeginn zu geben und eventuelle Fragen zu beantworten. Das neue Teammitglied sollte mit allen Informationen versorgt werden, die für die Erledigung der Einstellungsformalitäten erforderlich sind. Der neue Mitarbeiter benötigt alle notwendigen Hilfsmittel, um den Verwaltungsaufwand schnell und unkompliziert erledigen zu können, entweder durch eine digitale Signatur oder durch persönliche Anwesenheit.

Darüber hinaus ist es ratsam, einen Zeitplan oder eine Liste mit Aufgaben für den ersten Arbeitstag zu erstellen. Dies trägt von Anfang an dazu bei, ein Vertrauensverhältnis aufzubauen und den Grundstein für eine erfolgreiche Einführung des neuen Mitarbeiters in den Job und in das Unternehmen zu legen.

2. Willkommen

In den ersten Arbeitstagen ist es sehr wichtig, dass sich das neue Mitglied willkommen fühlt und mit der Unternehmenskultur und -politik vertraut gemacht wird. Das kann durch Informationen über die Struktur des Unternehmens und seine Arbeitsweise geschehen, aber auch durch die Vermittlung der Geschichte und der langfristigen Vision, die das Unternehmen hat. Der neue Mitarbeiter kann so besser nachvollziehen, warum und wie er in das Unternehmen passt.

Des Weiteren ist es üblich, das neue Mitglied seinen Kollegen offiziell vorzustellen und, falls es sich um eine Präsenzstelle handelt, eine Führung durch die Räumlichkeiten zu organisieren. Auch sollten Fragen zur Krankenversicherung und zu betrieblichen Sozialleistungen erörtert werden.

3. Berufliche Weiterbildung

In der Einarbeitungsphase, die in der Regel auf die jeweilige Stelle zugeschnitten ist, muss der neue Mitarbeiter die für die Ausübung seiner Tätigkeit erforderlichen Fähigkeiten erwerben.

Die Weiterbildung wird auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt, je nach den Anforderungen der jeweiligen Branche oder des Wirtschaftsbereichs. Dies bedeutet, dass die Fortbildung nicht nur auf allgemeine Kenntnisse beschränkt wird, sondern auch auf die konkreten Bedürfnisse des Unternehmens und seine langfristigen Ziele eingeht.

In dieser Phase wird der Unterschied zwischen einem neuen Mitarbeiter, der sich vom ersten Tag an sicher fühlt und bereit ist, Verantwortung zu übernehmen, und einem Mitarbeiter, der Schwierigkeiten hat zu verstehen, was er zu tun hat, besonders deutlich.

4. Der Beginn

Die Arbeitsaufnahme ist der letzte Teil der Einarbeitungsphase. Hier werden fortlaufend Ressourcen und Unterstützung angeboten, um den Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, selbständig zu arbeiten. Der Mitarbeiter weiß dann, was von ihm erwartet wird und was er zu tun hat.

Es ist normal, wenn ein neuer Mitarbeiter am Anfang seiner Tätigkeit auf Herausforderungen und Hindernisse stößt. Um sie rasch überwinden zu können, ist es wichtig, dass das Unternehmen die nötige Unterstützung bereitstellt und konstruktives Feedback anbietet. Dies kann durch regelmäßige Leistungsbeurteilungen geschehen und durch die Anerkennung des schon Geleisteten ergänzt werden, was dem neuen Mitarbeiter hilft, seine Arbeitsleistung zu verbessern.

Es ist wichtig, daran zu denken, dass die Unterstützung und Ausbildung nicht nach dieser ersten Phase endet.

Nutzen Sie Ihr ERP-System für das Onboarding neuer Mitarbeiter

Bei der Einarbeitung eines neuen Kollegen ist es oft schwierig, ihm sofort alle Informationen zur Verfügung zu stellen, die er für seine Arbeit benötigt. Zum Teil sind spezifische Schulungen und eine Einführung in die routinemäßigen Verwaltungsabläufen (d. h. wie Dinge intern funktionieren) notwendig. Das Onboarding neuer Mitarbeiter kann sich komplex gestalten, aber mit einem ERP-System können Sie vieles davon digitalisieren und optimieren.

Wenn Sie bereits mit einem ERP-System arbeiten, können Sie die Vorteile dieses Systems nutzen, um die rasche Integration eines neuen Mitarbeiters voranzutreiben (jedenfalls bei unseren SAP-Produkten).

Mit einem ERP-System wie SAP können Sie die meisten Arbeitsschritte bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters automatisieren. Es verringert außerdem menschliche Fehler und ermöglicht es, den Fortschritt der Integration nachzuverfolgen.

Mit SAP ERP können Sie alle Informationen, die der neue Mitarbeiter benötigt, auf einer einzigen Plattform zur Verfügung stellen. Sie können Arbeitsverträge, Schulungen usw. an einem zentralen Ort bearbeiten.

Darüber hinaus können Sie mit der Software Besprechungen mit dem neuen Mitarbeiter planen, Ziele festlegen und vieles mehr. Die Software ist sogar äußerst nützlich, um die interne Zusammenarbeit und Kommunikation zu fördern und gleichzeitig alle erforderlichen Informationen zur Verfügung zu haben.

Als Anbieter von SAP Business One garantieren wir Ihnen, dass unser System Ihnen dabei hilft, das Onboarding Ihrer neuen Mitarbeiter optimal zu gestalten. Das funktioniert so:

Zentralisierung und Automatisierung aller relevanten Informationen

Unser ERP-System ermöglicht es den HR-Teams, alle erforderlichen Onboarding-Informationen an einem Ort zu verwalten. So können Sie sicherstellen, dass Sie nichts übersehen und dass die Einarbeitung für alle neuen Mitarbeiter gleich abläuft (zumindest der allgemeine Teil).

Ein ERP-System automatisiert fast den gesamten Onboarding-Prozess, von der Vertragsunterzeichnung über die Verwaltung der Gehaltsabrechnung bis hin zu den Begrüßungsnachrichten und der Tagesordnung von regelmäßigen Treffen usw. So wird sichergestellt, dass das Onboarding reibungslos und effizient abläuft und dass sich der neue Mitarbeiter willkommen und unterstützt fühlt.

Personalisierte Mitarbeiterbetreuung

Unser ERP-System bietet auch die Möglichkeit, den Einführungsprozess individuell zu gestalten, indem es zum Beispiel die Erstellung von maßgeschneiderten Arbeitsaufgaben und Zeitplänen für jeden neuen Mitarbeiter ermöglicht.

Förderung der Zusammenarbeit

Darüber hinaus erleichtern ERP-Systeme die Zusammenarbeit zwischen neuen Mitarbeitern und ihren Teams, Managern und Mentoren. So können neue Mitarbeiter beispielsweise Fragen stellen, Feedback erhalten und Ideen mit anderen Kollegen austauschen. Dies trägt dazu bei, ein Gefühl der Gemeinschaft und Zugehörigkeit zu schaffen, und hilft, den Einarbeitungsprozess zu beschleunigen.

Die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter vom ersten Kontakt an sind Schlüsselfaktoren für den Erfolg eines Unternehmens. Mitarbeiter, die während der Einarbeitungszeit eine positive Erfahrung machen, sind eher bereit, bei ihrer täglichen Arbeit hervorragende Leistungen zu erbringen und sich in ihrer Rolle zu engagieren.

Mit SAP Business One können wir Ihr ERP-System so einrichten, dass das Onboarding reibungslos ablaufen kann und sich der neue Mitarbeiter in der Firma willkommen geheißen fühlt. Wenn Sie mehr darüber wissen wollen, kontaktieren Sie uns!