10 Tipps für ein einfacheres Flottenmanagement

Die Kosten für den Unterhalt Ihres Flottenmanagement nehmen stetig zu. Ihr Geschäft ist von der optimalen Leistung von Fahrern und Fahrzeugen abhängig. Es braucht mehr als regelmässige Revisionen, um ein hohes Leistungsniveau beizubehalten.

Die gute Nachricht ist, dass Sie mit einigen Anpassungen am Controlling Ihres Fuhrparks eine höhere Produktivität, weniger Stillstandszeiten und einen rentableren Betrieb erreichen können.

Der heutige Artikel gibt Ihnen 10 Tipps, um das Flottenmanagement so zu verbessern, dass es Spitzenleistungen liefert.

10 Tipps zur Optimierung des Flottenmanagements

Sie sind nicht allein. Das Flottenmanagement bereitet nicht nur Ihnen jeden Tag Kopfzerbrechen. Vielen anderen geht es ähnlich. Darum können Sie von der Erfahrung anderer profitieren, um Ihr eigenes Fahrzeugmanagement zu optimieren.

1. Kaufbedingungen definieren

Von Angebot zu Angebot zu gehen, ist nur kurzfristig sinnvoll. Darum lohnt es sich langfristig, standardisierte Bedingungen für den Fahrzeugkauf festzulegen.

Viele Unternehmen erlauben Abteilungsleitern z. B. selbst Fahrzeuge zu kaufen, andere stellen hingegen sicher, dass alle Käufe einem Vorgesetzten vorgelegt werden, der z. B. folgende Voraussetzungen prüft:

• Verbrauch ist niedrig oder zumindest unter den festgelegten Bedingungen.
• Ersatzteile sind verfügbar.
• Fahrzeugersatz ist problemlos möglich.
• Haltungskosten sind niedrig.
• Verfügt über branchenspezifische Funktionen.

Lassen Sie diese oder andere Voraussetzungen ausser Acht, bekommen Sie womöglich ein teures, schwer zu wartendes oder gar nutzloses Fahrzeug. Schlussendlich sollte ein Fahrzeug für ein Unternehmen rentabel sein.

2. Alles messen, was messbar ist

Sie können auf das Controlling Ihrer Fahrzeugflotte die gleichen Kennzahlen anwenden, die Sie von anderen Unternehmensbereichen einfordern.

Auch wenn einige Metriken wichtiger sind als andere, hilft es Ihnen doch im Allgemeinen bessere Entscheidungen über Fahrzeuge, Fahrer und Reparaturen zu treffen, wenn Sie alles messen, was sich messen lässt.

Hier nur einige Dinge zu Beginn:

• Kauf oder Leasing: Einzelheiten von Vertrag und Garantie jedes gekauften Fahrzeugs.
• Verbrauch: einschliesslich Datum und Ort des Auftankens sowie Art, Menge und Preis des Kraftstoffs.
• Wartung: sowohl planmässige als auch ausserplanmässige Wartung. Erfassen Sie Daten darüber, wann welche Arbeit durchgeführt wurde, sowie über die benötigten Teile sowie die Kosten für Teile und Arbeitskraft.
• Leistung der Fahrer: einschliesslich Tage, Orte und Umstände von Unfällen.
• Führerausweise und deren Ablaufdatum.

Mit all diesen Informationen können Sie entscheiden, ob es sich lohnt, die Wartungsfirma zu wechseln, oder ob dieser oder jener Fahrer seinen Führerausweise schon verlängert hat. Denken Sie daran, dass Sie über Managementlösungen wie SAP Business One verfügen, die Sie in Ihrem Unternehmen in wenigen Schritten einführen können.

3. Zeitpläne optimieren

Eine vernünftige Rotation lässt sich durch Reservierungen erreichen. Sie können das gleiche System anwenden, wie für die Sitzungsräume: Finden Sie einen praktischen Kalender, in dem Sie zusätzlich die Fahrzeugnutzung eintragen können.

4. Prüflisten für Fahrer

Obwohl wir Ihnen empfehlen, so viele Daten wie möglich zu erfassen, brauchen sich nicht mehrere Mitarbeiter mit sinnloser Datenpflege zu beschäftigen.

Erstellen Sie stattdessen Prüflisten, damit Fahrer Schlüsselinformationen notieren, bevor sie die Schlüssel abgeben oder ihre Schicht endet.

5. Fahrzeugrotation

Die Fahrzeuge Ihres Fuhrparks sollten nicht frei verfügbar sein. Fahrer suchen sich immer das neuste oder bevorzugte Modell aus.

Damit Fahrzeuge nicht übermässig beansprucht werden, erfolgt die Rotation rational und nach Plan. So lässt sich z. B. vermeiden, dass Sie teure Versicherungen für Fahrzeuge bezahlen, die nicht gefahren werden, oder dass Garantien auslaufen, ohne dass das Fahrzeug je die Garage verlassen hat.

Sie können diese Rotation selbst planen oder sich dabei von Managementlösungen unterstützen lassen, die diese Aufgabe leichter machen, wie SAP Business One.

6. Viel vorbeugende Wartung

Warten Sie nicht, bis Sie ein grosses Problem haben. Seien Sie proaktiv und führen Sie Reparaturen und Revisionen rechtzeitig durch, um das Risiko grosser Reparaturen oder gar eines schweren Unfalls zu minimieren.

7. Nutzung der Fahrzeugflotte optimieren

Wenn viele Fahrzeuge verfügbar sind, ist ein umfassendes Controlling nur schwer durchführbar. Wenn Fahrer oder Mitarbeiter das Gefühl haben, dass «zu viele Fahrzeuge» vorhanden sind, dann fahren sie mehr Kilometer oder heimlich private Strecken.

Prüfen Sie die Register regelmässig auf unnötige Fahrten. Kommunizieren Sie sämtliche Bedenken, damit alle wissen, dass tatsächlich ein Fahrzeugflottenmanagement existiert.

8. Grösse des Fuhrparks kontrollieren

Brauchen Sie wirklich jedes der angeschafften Fahrzeuge? Lassen Sie nicht zu, dass Ihr Budget durch spontane oder unbedachte Käufe strapaziert wird. Manchmal reicht es, einige Mietwagen zu haben, ohne Mittel für einen Neukauf aufwenden zu müssen.

9. Starke Richtlinien erstellen

Wenn Mitarbeiter und Fahrer wissen, was von jemandem erwartet wird, der die Fahrzeugflotte nutzt, vermeiden Sie Missverständnisse und Kommunikationsprobleme.

Erstellen Sie klare Richtlinien, die allen Mitarbeitern und Fahrern helfen, die Erwartungen präsent zu haben.

10. Automatisierte Lösung für das Flottenmanagement

Wie auch in anderen Bereichen Ihres Unternehmens können Sie viele der flottenbezogenen Aufgaben automatisieren, wie z. B. Verbrauchsaufzeichnung, Wartungsplanung oder Fahrzeugrotation. Dies hilft Ihnen ein klares Bild des realen Zustands Ihrer Flotte zu haben.

Mithilfe des Flottenmanagements können Sie die negative Auswirkung der jährlich steigenden Preise für Verbrauch und Wartung verringern. Ausserdem erlaubt es Ihnen, ausgehend von Daten informierte Entscheidungen zu treffen. Kontaktieren Sie uns jederzeit, falls Sie Unterstützung von SAP Business One wünschen.